| 基本文書處理 |
| 01. |
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使用開會通知單時機 |
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對於重要會議、邀請校外人士出席或其它會議必要時，請利用電子公文系統製作開會通知單通知。 |
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| 02. |
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公文撰寫職稱如何顯示 |
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在公文受文者之職稱統一，其範例如下：
1.主管職稱：申總務長永順、人事室何主任雪真
2.職員職稱：對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」 |
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| 03. |
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公文收文者為校內各機關排序 |
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依組織章程排序：校長室、醫學系、護理學系、全人教育中心、教務處、學生事務處、總務處、研究發展處、資訊中心、圖書館、秘書室、人事室、會計室、校牧室、心理諮商中心。 |
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| 04. |
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公文擬稿時，內容有錯字時怎麼處理 |
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於塗刪處蓋章，不得蓋於塗刪處旁。如電子公文內文修改，一律應由承辦人員自行修正，不得逕以由文書組修正。 |
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| 05. |
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簽呈如己結案，怎麼解案 |
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由文書組網頁公文表單下載，由長官批准，始可解案。 |
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| 06. |
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來文遇一文數事者怎麼處理 |
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擬意見應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復；簽稿時亦同。 |
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| 07. |
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如收到信件內含公文如何處理 |
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如同仁收到信件內含公文且受文者為本校者，須應為送到文書組電子掛號受理。 |
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| 08. |
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承辦單位發現來文有錯誤時，該怎麼處理 |
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1.應以電話向原發文機關承辦人查詢確認。
2.如確認有誤，應洽文書組退文程序。
3.如需原發文機關更正來文，先告知文書組重新掛號。 |
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| 09. |
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承辦單位發現分文非屬該單位承辦者，如何處理 |
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1.先以電話告知文書組並敘明理由。
2.如遇有緊急且時效性，可先承辦再會辦其他單位。
3.如受移承辦單位有意見時，應即簽明理由陳請一級主管裁定。
4.如意見分岐時，由校長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 |
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| 10. |
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先簽後稿的適用情況如何 |
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1.制定、訂定、修正、廢止法令案件。
2.有關政策性或重大興革案件。
3.牽涉較廣，會商未獲結論案件。
4.擬提決策會議討論案件。
5.重要人事案件。
6.其他性質重要必須先行簽請核定案件。 |
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| 11. |
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簽稿併陳的適用情況如何 |
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1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
2.依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
3.須限時辦發不及先行請示之案件。 |
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| 12. |
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以稿代簽的適用情況如何 |
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為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 |
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| 13. |
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遇緊急公文需處理時，業務承辦人如請假而未設代理人，如遇緊急公文需處理時，業務承辦人如請假而未設代理人，如何處理 |
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業務承辦人請假時，應先在公文系統設定職務代理人，如遇緊急公文需處理，業務承辦人未設代理人，應先通知業務承辦人
授權登入公文系統設代理人，不可由承辦人以外之人登入設定，以保障個人隱私權，如未設代理人，由承辦人自行負責責任。 |
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| 14. |
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業務承辦人如請假，如何設定電子公文職務代理人 |
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設定流程圖如下(點選開大圖)
步驟一：至個人設定選取「代理人」
步驟二：選取代理人
步驟三：代理人設定完成
步驟四：設定代理時間並啟動代理人作業
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| 15. |
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公文簽核應注意事項有哪些 |
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1.簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。
2.重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 |
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| 16. |
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應先協調會商之文書，應注意事項有哪些 |
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1.凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。
2.以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查。
3.提例會討論。
4.約集有關單位人員定期舉行會議商討。
5.組織單位較多之機關，應定期舉行會報，涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣。 |
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| 17. |
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陳核應注意事項有哪些 |
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1.文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
2.承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。
3.承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 |
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| 18. |
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單位收發應注意事項 |
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1.各機關內部單位應視業務需要，指定專人擔任單位收發，並應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，單位收發以設置1級為限。
2.單位收發人員收到文書，應立即送請主管批示或依其授權分送承辦人員。 |
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| 19. |
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如非屬於本單位承辦者，如何處理 |
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承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 |
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| 20. |
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製作公文如何遵守全形、半形字形標準之規定 |
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1.分項標號：應以全形書寫依序為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)；但其中“( )”以半型為之。
2.內文：
(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 |
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| 21. |
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紙本發文時，核判後簽核意見如何處置 |
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當業務承辦人紙本發文時，請將核判後簽核意見掃描成檔案，並上傳至創函稿當附件，文書組依該附件作為發文程序依據，另核判後簽核意見之紙本(正本)須送回文書組留存，該業務承辦人以影本留存。 |
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| 22. |
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簽具意見須注意事項 |
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簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 |
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| 23. |
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承辦公文，如何選取保存年限及分類號 |
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當承辦人收到來文，請在公文內文「分類號」項目，選擇分類項目，會顯示分類號及保存年限。如該單位有要修正分類號或保存年限，可向文書組申請。 |
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| 24. |
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承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項。 |
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1.附件請檢點清楚，隨稿附送。
2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。
3.附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。
4.發文附件宜儘量用電子文件。
5.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。 |
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| 25. |
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密件公文程序如何 |
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根據研考會規定，密件公文應以紙本簽辦，作業方式如下：
1.承辦人員於系統上創稿後儲存 → 列印公文後進行紙本簽辦流程。
- (1)簽核狀態選擇「紙本」；
- (2)密等選擇「密」；
- (3)主旨鍵入「密不錄由」。
2.設定簽核流程。
3.存檔後列印紙本 (MS.Word) 。
4.於該 Word 檔案中鍵入密件內容。
5.依紙本簽核模式進行簽核作業。
步驟一：至公文製作選取「函」
步驟二：至簽核狀態選取「紙本」
步驟三：至密等選取「密」
步驟四：主旨欄位打「密不錄由」
步驟五：敬會欄位打所會辦的處室並儲存
步驟六：選取公文列印，出現word介面並列印，開始跑公文流程
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| 26. |
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文件要用印時，如何申請用印 |
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1.至文書組申請用印簽辦單，並陳奉核定後，始予蓋用印信。
2.附件以不蓋用印信為原則，如隨著發文之附件需用印者，經陳奉決行後，可不必填寫用印簽辦單。 |
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機密文書 |
| 01. |
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機密文書如何區分 |
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機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
1.國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」。
2.一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 |
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| 02. |
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處理機密文書應注意事項如何 |
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1.收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封。
2.機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。
3.「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
4.機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。
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| 03. |
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機密文書之傳遞方式如何 |
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1.分文、交辦、陳核、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
2.屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者，須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。
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| 04. |
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機密文書如何封裝 |
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機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。 |
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| 05. |
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會議中之機密文書如何處理 |
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會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。 |
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| 06. |
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處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如何 |
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1.機密等級變更或解密，由承辦人員辦理。
2.一般公務機密文書，由原核定機關權責主管核定之。
3.機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。 |
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| 07. |
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文書機密等級之變更及解密程序規定 |
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(一)機密文書未標示保密期限或解除機密條件者
1.原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其他機關來文建議，將原案卷調出審查。
2.原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時，填具相關表格，陳奉核定後，通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
3.原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，陳奉核定後，建議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
4.機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密，由檔案管理單位會商業務承辦單位依規定辦理。
5.機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。
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| 08. |
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一般保密事項規定如何 |
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1.對於本校任何文書，除經特許公開者外，絕對保守機密，不得洩漏。
2.文書之處理，不得隨意散置或出示他人。
3.各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
4.文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。
5.文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。
6.下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。
7.職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有之機密文件，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之
8.私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密及依法應保密事項。
9.發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發生洩密情事者，應立即向長官報告。
10.承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。 |
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基本文書處理
